群众到现居住地派出所开一份证明，得往返多个单位开多份证明来佐证；
民警为群众出具证明，得从上万份档案中寻找相关资料，有时甚至会出现找不到档案的情况……
2014 年之前，在我市各派出所，经常会出现群众开证明难，民警出具证明效率低或无依据的现象。
2014年，我市在全国首创公安智慧档案馆系统，彻底改变了以前群众开证明“一份证明多处佐证，来来回回跑断腿”，民警出具证明“万卷之中翻档案、无凭无据开证明”的现象，尘封库房的档案资源焕发出勃勃生机。
截至去年底，智慧档案馆系统已形成1390余万页档案数字化资源，支撑侦破各类案件 500 余起，为群众提供查询服务13万余人次。
纸档案有了“电子版”
管理由分散变共享
由于公安部门各警种、政府各部门的档案资源各自分散保管，之前，群众到派出所开证明，要往返多个单位查档、签字、盖章，程序繁琐，费时又费力。
为了解决这些问题，市公安局整合内外部档案信息，完善档案资源体系，推动档案管理由分散孤立向关联共享转变。
市公安局根据公安业务实际，将利用价值较大的实体档案，划分为户籍档案、出入境档案、案事件档案、车辆驾驶人档案和文书档案5类，为智慧档案馆系统建设奠定了框架基础。将全市公安机关所有存量档案集中扫描，按照规范著录、归档、加工，形成符合国家标准、可脱离原有软硬件环境、能够独立调阅的电子档案，有效解决了档案管理分散、“搬一次家丢一次档案”的问题。把新产生的增量档案全部嵌入业务流程，窗口单位通过高拍仪扫描原始资料，利用智慧档案馆系统完成条目录入和电子文件的自动采集，实现纸质档案和电子档案同步归档。
“死材料”变“活信息”
群众享“一站式”服务
3月5日，市民李建梅来到海勃湾公安分局凤凰岭派出所补办身份证。民警输入她的身份证号并采集指纹后，她补办身份证的手续就办理完了，整个流程只用了几分钟时间。“现在来派出所开证明、办证速度特别快，只要提供身份证号，几分钟就办好了，既不用排队也不用等，真是太方便了。”
李建梅说。李建梅能享受到便捷的服务，得益于档案管理的智慧化。
市公安局把智慧档案馆系统纳入“智慧公安”建设，突破以往档案信息系统仅服务档案员和档案管理的局限，建设面向全警开放的档案综合信息查询平台，全市公安民警可以通过数字身份认证，获得电子档案检索服务，有效减少对实体档案的调用，更好地保护原始档案资料，为民警减轻了工作量，节省了时间，提高了档案查全率和查准率。
整合关联各类档案数据资源，推动全市办户办证“一站式”服务，即打破区域限制，在全市任意一个派出所可以办理所有户籍业务，实现了户籍、出入境、车驾管、消防等4类27项业务“一号”申请、“一窗”受理、“一网”通办服务，2018 年以来，办理各项公安业务11.6万余人次。
首创档案自助查询机，群众利用设置在部分派出所和市区两级市民服务中心的档案自助查询机，可自助完成家庭关系证明、无犯罪记录证明、户籍变更情况、车辆违章、公民出入境等信息查询和 23 种格式化证明文件的下载打印，特别是自动生成的证明文件带有电子印章和二维码验真功能，省去了群众打印完证明再去盖章的麻烦，并可有效防止伪造证明。目前，通过智慧档案馆系统每天为群众提供服务 150 余人次，2018 年以来，群众通过智慧档案馆系统和自助服务设备享受智能服务就达5万余次。
目前，市公安局正在建设面向政府单位的民生档案服务利用平台。将公安业务系统中的户籍、出入境、车辆等档案数据，和政府部门的工商、婚姻、房产、审判、社保等信息整合，通过身份证号这个“信任根”，把分散的档案信息整合关联，打破部门限制，促进公共事务协同办理，提高政府单位工作效率和行政效能。
堵塞安全漏洞
确保档案安全
随着档案电子化进程的不断加快，利用图文处理软件等技术手段复制、篡改档案，非法查询泄露档案信息等隐患也不断加大。针对这些问题，市公安局从数据源头、存储后台、查询终端三个维度，堵塞安全漏洞，健全档案安全体系，推动档案安全由发现后防范向过程中控制转变。
市公安局将纸质档案通过扫描、著录、元数据收集、电子签名，严格按照国家行业标准封装，经过加盖电子归档章和水印等一系列加工处理，形成长久保存的电子档案，不可复制、不可被篡改，具有唯一性和法律效力，最大限度地确保档案数据安全、真实、可靠。
同时，健全完善了数据级备份容灾和异地备份机制，定期向自治区公安厅移交备份数据，有力应对错误操作、硬件损坏、自然灾害等各类突发状况。建设档案信息灾备系统，积极探索使用蓝光存储技术，延长保存期限、提升安全系数，最大限度地确保电子档案不丢失、不损坏、不误事。
市公安局将全市派出所 2013 年以来的户籍档案全部收回市局档案管理中心统一管理，创新了“所档局管”的档案集约化管理模式。规范民警查询行为，授予相应查询使用权限，在保障查询安全的基础上，实现全警应用的规模效益。通过建立系统运行日志，对系统的访问痕迹、数据修改情况进行备份记录，监督管理部门实时查看，实现对档案查询行为的适时监管，最大限度地确保档案查询安全、规范、合法。
