Excel是一款界面直观、计算能力出色的电子表格软件,自1993年Office组件发布5.0版之后,就一直是电子制表软件领域的霸主,这一点在很多职场剧中都有体现,在剧中放点Excel画面成了凸显职场白领专业性的手段。
刚入职某世界500强外企的同学小刘,也一直在向我吐槽她们公司同事特别喜欢用Excel做表,把公司里很多事物都做个表,特别有趣。
她说出勤一个表,零食一个表,销量一个表,还要展现价格和走势,甚至他们连给领导送礼都要做一个Excel表。
然而,与此同时,越来越多的企业发现随着网络技术发展,团队合作协同办公需求直线增长,Excel越来越不能满足企业协同办公、团队合作的需要,这体现在以下几个方面:
其一,它在数据共享、权限控制方面存在不足。用Excel实现数据共享就要把文件拷来拷去,数据质量在这个过程中常常急剧恶化,权限控制的缺乏很难保证公司的信息安全,流程管理的困难难以适应现代团队管理的需要。
其二,无法解决流程管理问题。企业没法通过流程管理,使流程透明化、规范化,从而固化最佳实践经验,促进跨部门流程团队的合作,提高效率、控制风险。
其三,数据量太大时会有性能问题,然而企业收集管理的数据量一般来说是比较庞大的。
其四,Excel手机端使用不便。Excel更多是为PC端使用设计的,复杂庞大的表格内容很难在手机狭小的屏幕上操作、查看。
作为Excel的发明者,美国人多次尝试解决Excel问题但最终都以失败告终:从Access、SharePoint、Office365,再到Google文档,除了共同的严重性能问题,都有着各自的问题。如Access门槛较高、SharePoint二次开发困难、Office365与Google文档权限控制功能薄弱。
中国人打造的数字中台产品魔方网表,可以帮助企业迅速打造好用的数字应用,协同办公体验远远超过Excel。
1、B/S架构数据库系统,轻松解决数据共享问题。
首先Excel设计理念还是传统的基于文件的模式,而不是现今基于网络数据库模式,那种基于文件的传统方式更多的还是在考虑如何单打独斗而不是团队协助,大家通过拷贝、发送Excel文档协同办公,在要求密切合作的场景下很容易出错,也不够方便。
魔方网表这样一款数字中台产品,可以将Excel快速变成在线网页数据库系统,不用安装任何客户端通过浏览器就可以轻松访问,各种设备都可以轻松访问,钉钉、微信、企业微信也可以做到方便集成。使用魔方网表,需要协同办公的每个用户都可以在充分授权的情况下很方便的操作同一份数据,操作的结果可以通过浏览器实时直观呈现,每个人都可以同时操作访问数据。除了登陆魔方网表操作数据之外,魔方还可以将支持丰富Excel功能的模板分享出去,变成一个可以在浏览器、钉钉、微信、企业微信、微信公众号都可以使用的链接,并且完全不需要登录魔方的系统,就可以实现数据填报,填好的数据可以实时回传到魔方的数字系统中,大家可以实时查看最新数据,或者报表也可以简单分享成一个链接,发给其他用户查看。
图 Excel模板支持Excel表格大部分公式样式和功能
2、兼容Excel多种功能。
魔方网表能在网页上做到与Excel功能的兼容,条件样式、函数、隐藏单元格、条件样式等功能都支持。Excel模板是魔方网表中Excel风格的自定义呈现方式,它实现在魔方网表系统中,添加、修改、查看记录以Excel模板自定义的形式呈现,也就是说在魔方网表系统中可以直接使用Excel表格填报、修改数据,并查看Excel样式的记录。Excel模板操作可以说是对魔方网表自定义呈现和Excel输入模式功能的延伸,不仅可以把汇总数据设计的更加美观、更便于打印,还可以对数据进行快速编辑和处理。
图 Excel模板记录界面
许多网页数据库系统加工处理数据时都需要使用SQL语句,这样门槛就比较高也比较麻烦,而魔方网表提供与Excel语法完全兼容回写公式。通过这一功能,魔方网表不仅为企业提供了基于数据库系统的强大协同功能,还不用像其他的数据库系统那样写SQL,帮助用户轻松构建数据库系统。类似魔方网表的产品中有一部分也能提供类似回写公式的机制,但需要使用他们自创的公式语法体系,学习起来很困难,用户遇到问题也没法获得任何参考。魔方网表就不一样了,写公式时遇到不会写的东西随时可以上网搜索。
3、更好的流程管理
现如今企业管理中时常面临着工作推诿扯皮执行力差的问题,Excel没有流程管理的功能,很难满足流程流转需要。同时市面上很多BPM软件遇到复杂的功能不得不编程实现,非常繁琐,魔方网表就提供BPM功能可以处理各种流程管理问题,就算处理比较复杂的业务数据与流程也可以方便直观地实现。
为了提供企业工作效率,魔方网表还为中国企业优化流程管理引擎,针对常用的签批功能进行了专门优化,像加减签、会签等特色功能无需绘制流程图一键配置即可实现,不论是领导临时想要增减签批人、委托他人签批、回退到上一环节、终止流程,都能一键实现。
3、轻松处理海量数据
随着数字时代的来临,企业需要处理的数据量成几何级数增长,Excel由于那种基于文件的设计思路,远远无法达到数据库系统的性能,在处理大量数据的时候会遇到性能瓶颈。Excel搞不定的数据量问题,使用基于数据库设计的网页系统“魔方网表”可以轻松应对。它支持SQLServer、Orcale、MySQL等多种主流数据库系统,性能强劲,就算上千万、上亿条数据也能轻松处理。
4、移动端微应用带来更好的移动办公体验
Excel表格在移动端使用起来很不方便,而用魔方网表搭建各种应用可以构建一体化系统,可以通过微信、企业微信、微信公众号在移动端方便的处理各种工作,实现增删改查各种记录,查询查看报表、图表,通过手机接收处理钉钉、企业微信推送各种系统消息,还能在手机端处理各种审批流程。
魔方网表是少数可以满足移动办公需要的数字中台产品,用户使用魔方网表提供的移动端微应用功能,无需单独定制即可获得业务逻辑等同于PC端系统的移动端H5页面,不仅可生成微信小程序、APP,完成与微信公众号、企业微信、钉钉的深度集成,还能轻松实现业务流程管理,忠实重现魔方网表在PC端强大功能,满足用户随时随地办公需要。
另外,魔方网表可以与企业微信、钉钉集成到很深的层次,解决数据集中问题,实现IM工具的数据的私有化利用。以钉钉为例,魔方网表能不仅能完成与钉钉审批功能的深度集成,还能完成与钉钉组织结构、用户数据的双向同步。钉钉的文本消息、图片消息、文档消息、Markdown消息、OA消息、回调消息都能由魔方网表动态触发;而且钉钉的消息也能同步到魔方网表。
5、改善数据质量
常用Excel协同办公的人,对于Excel数据质量差问题通常很有感触。在使用Excel时,如果要分发Excel表格让大家去填,大家可能会乱改模板,比如把一些你不想让他合并的单元格给你合并了,或者做一些让你意外的各种修改,因为这不是一个基于数据库的方式,不能保证他是符合范式的,大家填数据的时候常常只是复制粘贴,有时候多填一个字少一个字,最后统计的时候就乱了。魔方网表就不一样了,作为一个基于数据库的网页系统,可以提供丰富的手段确保较高的数据质量。
而使用Excel协同办公,就需要解决数据安全的问题,Excel基于设置密码的权限控制功能太单一了。没有稳妥的安全机制,会存在泄漏公司机密的可能,很难维护企业的信息安全。使用魔方网表就可以解决这一问题,每个不同类型的用户可以看到不同的数据,千人千面,管理者可以看到符合自己角色的个性化图表、报表,方便管理者利用这些信息做出正确决策;基层人员也能看到自己需要填写处理的各种表单系统,帮助他们提高工作效率。
针对空间、表单、记录、字段魔方网表提供可分别实现精细的权限控制功能。还能通过回写控制与查询过滤公式控制,实现与业务逻辑深度结合的自定义动态控制体系。
例如不太常见的知识库权限管理控制,也可以用魔方网表配置。可对知识库里众多文章,分别设置阅读权限,当一个人阅读权限大于文章权限要求时,人们就能看到这篇文章;上一级部门可以看到下一级部门的知识;还可以增加项目管理的概念进去,不同项目组成员之间可以看到一些共同的文档,项目组之外就看不到。项目经理可能有更大的权限可以修改或者删除一些文档,这些自定义权限体系组合在一起构成一个复杂权限体系,这些魔方都是支持的。
魔方网表提供了专门的组织结构管理功能,可实现对组织结构管理的分级分治。
某些大型企业分公司众多,如果系统权限集中管理,都交由总部IT部门来负责,会产生许多问题。
例如魔方网表用户中国人寿,是一家有着上千家分公司大型企业,如果每家子公司每天遇到给新员工开账号之类的事情都需要找总部IT,不仅效率很低、IT很烦,也很不灵活。
为了满足这些大型企业需要,解决IT权限集中管理带来的问题。魔方网表针对性的提供了基于组织结构的分级分治权限管理体系。企业使用这一功能,能将不同权限的账号配置到组织结构树不同部门下面,还能对不同部门、不同分公司设置子管理员。这些子管理员获得授权,还能配合下一级的子管理员,实现层层授权,将总部IT管理职责下放到子公司,将数字化创新能力下放,激发子公司活力。
Excel在网络时代协同办公需求爆炸式增长的当下,越来越不能满足企业需要。一支中国土生土长的技术团队在08年搞出的数字中台产品魔方网表,为企业界提供了一种兼具Excel操作便捷性与网络数据库系统协同办公能力的平台,可以帮助企业不写一行代码轻松搭建数字系统,满足了企业协同办公需要。
